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Fornecedores para eventos – Qual optar?

by bruna on 10 de julho de 2019 No comments

Você sabe qual a melhor maneira de escolher fornecedores para eventos? Nesse post, vamos explicar como colocar essa estratégia em prática. Confira!

Atualmente, está cada vez mais frequente as empresas adotarem os eventos corporativos como estratégia de marketing.

Isso porque, essa estratégia promove maior visibilidade de marca, alavancando as vendas de produtos e serviços.

Além disso, seja uma feira mercadológica, congressos, palestras, entre outros, esses eventos proporcionam networking entre pessoas de diferentes ramos, possibilitando parcerias e muito aprendizado.

Outro fator de destaque, quando falamos em eventos, é o fato do consumidor conseguir sentir, experimentar o seu produto e ver a qualidade do que você oferece com os próprios olhos. Assim, sua empresa ganha mais credibilidade e ainda fideliza os clientes que já conhecem sua marca.

No entanto, preparar sua empresa para um evento não é tarefa fácil. Por isso, listamos alguns itens que devem ser considerados:

  • Planeje suas ações de marketing;
  • Escolha bem o local onde seu stand estará posicionado;
  • Mantenha seu stand bem apresentável;
  • Treine sua equipe;
  • Mensure os resultados.

Mas afinal, você sabia que contratar fornecedores para eventos é uma etapa muito importante para ter sucesso nessa ação?

Só quem já passou por problemas com fornecedores sabe o quanto é difícil e complicado de contornar a situação.

Por isso, escolher fornecedores para eventos de forma criteriosa e levando em conta aspectos relevantes é fundamental antes de colocar em prática o seu planejamento.

Mas o que levar em conta na hora de finalizar a contratação?

  • Quem possui o melhor preço?
  • Quem tem maior capacidade tecnológica?
  • Quem cumpre prazos?

Tudo isso é realmente bastante importante. Porém, é preciso ter em mente que apenas isso não basta.

FONTE: http://bit.ly/2NGWnBi

Quais as características de bons fornecedores para eventos?

  • Pontualidade e qualidade na entrega;
  • Facilidade de comunicação;
  • Disposição e flexibilidade para entender suas necessidades.

Pontualidade – Você não pode correr o risco de que a hora do evento chegue, e algum elemento importante esteja faltando ou insatisfatório. Um evento é um tiro único: ou dá certo, ou não dá. Não é possível corrigir erros no dia seguinte.

Facilidade de comunicação – Está mais relacionada à sua tranquilidade. Você não vai querer trabalhar com um fornecedor que nunca está disponível, não atende suas ligações, leva dias para responder os e-mails.

Disposição e flexibilidade – São os grandes diferenciais. Eventos envolvem demandas altamente customizadas. Um fornecedor que não consegue se adaptar pode fazer uma entrega que não se encaixa nos objetivos de marketing do seu evento.

FONTE: http://bit.ly/2G0SSPR

Pensando nisso, listamos 5 dicas para você não errar no momento de fazer essa contratação.

fornecedores para eventos

Fornecedores para eventos – Dicas!

Levantamento das necessidades

Antes de mais nada, é fundamental para ir em busca de fornecedores para eventos fazer um levantamento das necessidades.

Faça uma lista de todos os serviços que precisarão ser contratados, como segurança, som e vídeo, criação de arte, impressão de materiais gráficos, equipe de instalação, buffet, serviço de limpeza, entre outros.

Com isso, o planejamento se torna mais estruturado, evitando a busca de serviços de última hora.

Procure referências

Contratar serviços de fornecedores confiáveis, responsáveis e com profissionalismo é essencial. Para isso, é imprescindível pegar referências das empresas.

Entre em contato com outras pessoas que trabalham com eventos e obtenha informações de bons fornecedores para a sua lista.

Outra opção é visitar eventos do mesmo segmento e estar atento aos serviços prestados nele. Se algum chamar a sua atenção, não deixe de pegar suas informações de contato.

Uma forma de encontrar fornecedores para eventos também é a procura na internet.

Existem diversos sites de eventos especializados que disponibilizam e indicam fornecedores para diversos tipos de serviços.

Uma das vantagens de pesquisar fornecedores pela internet, é poder optar pela empresa mais perto de onde será realizado o seu evento, evitando atrasos, por exemplo.

As redes sociais também são uma ótima ferramenta na busca por fornecedores de qualidade, já que há muitos grupos organizados exatamente com esse propósito.

Lá, então você pode encontrar boas indicações e referências sobre qualquer tipo de serviço ou empresa. Além disso, você ainda pode encontrar ótimas informações de serviços já prestados por determinado fornecedor e as opiniões a respeito da satisfação dos clientes.

FONTE: http://bit.ly/2JyBCCh

Compare orçamentos

O ideal para iniciar uma comparação de orçamento é listar 3 empresas para cada serviço que será necessário, como 3 para decoração, 3 para iluminação e 3 para limpeza, por exemplo.

Ter uma planilha em mãos para verificar como anda o seu planejamento financeiro é essencial no momento da comparação.

Com isso, você entende quais as opções mais viáveis, quanto terá de orçamento, quais os custos e se irá ter prejuízo.

Não podemos esquecer que não importa só o valor pago pelo serviço, mas também a qualidade que será oferecida.

Normalmente, os fornecedores para eventos cobram 50% do valor antes da ocasião e 50% no momento da entrega do produto ou realização do serviço.

Faça negociações

Antes de fechar contrato com algum fornecedor, você precisa passar pela fase de negociação.

Essa é uma das etapas mais importantes do processo, onde serão falado os valores, benefícios e vantagens de adquirir aquele determinado serviço.

Para isso, é necessário muitas análises e pesquisas para que você ultrapasse o limite do orçamento.

Um dos itens mais determinantes e que devem ser levado em conta é o preço dos fornecedores para eventos.

É fundamental ter sempre uma contraproposta para fazer antes de fechar negócio.

Tenha um contrato

Um cuidado importante que deve ser tomado antes de contratar fornecedores para eventos é trabalhar sempre por meio de contratos.

O contrato deve conter os direitos e deveres dos dois lados com relação ao negócio estabelecido.

Seja bem claro e objetivo no contrato, como prazos, preços, quantidade e todas as informações relevantes sobre produtos e serviços.

Além disso, leia com muita atenção antes de assinar qualquer coisa. É essencial estar ciente de tudo que está descrito para que não tenha uma má interpretação.

Tenha sempre um plano B

Mesmo após ter feito análises, realizado pesquisas e ter contratado a empresa com melhor reputação no mercado, é fundamental ter um plano B.

Sabemos que no universo dos eventos é muito comum ocorrer os mais diversos imprevistos que podemos imaginar, e os fornecedores não ficam de fora dessa lista.

Não risque da sua agenda os fornecedores que foram selecionados no início da sua pesquisa, a qualquer momento ele pode salvar o seu evento.

Isso é essencial para quem está contratando aquela empresa pela primeira vez e ainda não possui uma relação de confiança.

Fortaleça a comunicação

Uma comunicação forte e honesta é necessário para qualquer tipo de relacionamento, com fornecedores isso não é diferente.

Quando existe uma comunicação clara e eficaz, os processos de planejamento, execução e pós evento serão um sucesso, proporcionando uma nova contratação em outras ocasiões.

Uma boa comunicação gera confiança, fazendo com que os imprevistos, que normalmente acontecem, sejam resolvidos da melhor forma possível por fornecedores capacitados para isso.

Outra dica super importante é incluir os fornecedores nas reuniões que antecedem o evento.

Com isso, todas as etapas são alinhadas, fazendo com que os mesmos estejam por dentro de tudo que está sendo planejado.

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